二组的日常工作中,在纳入采购二组采购工作之前,印刷品的制作采购一直沿用营销策划中心设计,然后再对长期合作的印刷公司进行询价、签订合同、交付制作。
考虑到印刷品的制作专业性比较强,将印刷品完全按照其他物品采购的流程进行管理不是很合适,经采购小组各副组长和组长讨论后,对于之前的印刷品采购流程进行适度的调整,采用的方法基本上可以概括为:印刷品制作信息及实物备案制。
一、具体的调整内容如下:
1、增加新的印刷品制作合作单位:
世贸及肯同本部的各类广告印刷品制作,在2013年5月份之前,一直由世贸营销策划中心选择的两家固定合作单位进行印刷制作服务,这两家合作单位(以下简称A1、A2)营销策划中心给予的评价是:对世贸情况熟悉,送货迅速,印刷质量及服务较好。但有时会对市场价位行情缺乏了解。
2013年5月份,采购组建议增加2-3家新的合作单位,营销策划中心与计核督查中心,对新的业务单位进行了招标、筛选,经过相互沟通,共有6家单位应标并参与报价,经过考察比较初步确定其中3家进行试用(以下简称B1、B2、B3)
2、 增加印刷品制作明细上报制度:
每月月初,由营销策划中心内勤将上月各类印刷品制作明细表上报采购组进行备案,明细表上要详细注明印刷品制作日期、类别、名称、尺寸、材质、制作数量、单价及制作公司、使用部门等信息,采购组根据情况可以随时进行抽查复核。
3、 增加印刷品成品备案制度:
从2013年6月份开始,营销策划中心在每一种印刷品制作完成并入库后,选取一份印刷品成品和印刷品合同复印件交计核督查中心督查处备案,以利于对价格的抽样核查和印刷品制作工艺的对比。督查处由专人对于印刷品样品进行存档管理。
二、调整后的工作进展:
1、采购成本降低:
常规同等规格印刷品,在质量基本一致的情况下,新公司的报价比之前合作单位报价整体降低了近35%,经过2013年6月份的合作,同等规格的产品降价明显,例如:
备注:数据选自印刷品明细账
2、新业务单位的不足:
日期 类别 物料名称 尺寸 材质 单位 单价(元) 降低比率 数量 印刷公司 使用部门 1.4 彩色 金街单页 420*285 200克铜版 份 0.45 2000 A1 内乡 6.1 彩色 皇家碧岸单页 420*285 200克铜版 份 0.27 40% 4000 B3 内乡 6.7 彩色 金街单页 420*285 200克铜版 份 0.26 42% 7000 B2 内乡 4.27 彩色 特价单页 420*285 90克铜版 份 0.185 65000 A2 商户中心 7.16 彩色 特价单页 420*285 90克铜版 份 0.15 19% 35000 A1 商户中心 新公司制作价格与原合作单位制作价格对比整体下幅比例: 35%
新印刷品制作单位经过6月份的试用,在印刷纸张、工艺、送货的及时程度在个别时侯不能完全满足需求,因初步合作,新单位对于世贸的工作流程也不够熟悉,增加了许多沟通成本,针对这些问题,营销策划中心已经与新单位业务人员进行了多次沟通,对于仍不能达到公司要求的新单位(B1)予以淘汰,最终选择B2、B3进一步试用。
3、对于原合作单位的带动:
对于原有两家合作单位,6月份停止合作了一个月,经过新公司的引入,原业务单位因为我公司良好的信誉和长期合作关系,也表示希望继续合作,并主动降低价格,在保证质量、合理价格的情况下,因7月份印刷工作需要分配了少量的业务(A1)。
三、关于印刷品采购管理的总结:
经过此次调整,降低了公司各宣传品的印刷制作成本,在选择业务单位时又有了更多的选择,可以根据时间,印刷工艺难度、物料的轻重缓急,结合各印刷单位的优势,来选择最适用的公司。
采购组将会结合营销策划中心、计核督查中心,根据以后印刷品采购工作的进展情况,对于采购流程进一步完善。